校属各单位:
为做好我校2023年度文件材料的归档工作,确保归档材料及时、完整、准确,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施条例》、《高等学校档案管理办法》、《长沙理工大学档案管理办法》等精神,现将有关事项通知如下:
一、归档范围和归档时间
1、2023年1月1日至2023年12月31日各项工作活动中直接形成的,反映各部门工作的、具有保存价值的各种载体(如文字、图表、照片、音视频和实物等)材料。
2、2023年以前各单位(部门)应归档但未归档的重要档案材料。
3、各单位(部门)归档范围参照《长沙理工大学各单位(部门)归档材料范围、保管期限表(2024版)》(附件1)。
4、重要活动及实物归档提示:
(1)2023年各类重要会议及活动中形成的重要文件材料、协议合同、领导讲话稿以及领导题词、照片、录像等材料。如:省部级以上领导来学校的公务活动;国内外知名人士来学校参加的活动;学校与省、市政府的重要合作活动;省部级以上部门对学校各项工作的考核、评估、验收活动;学校举(承)办的重大国际性会议、学术活动;学校召开的各类重大会议和举办的全校性活动;各类由学校组织的或代表学校参加的全国性、国际性竞赛、会展等活动。
(2)单位与个人获省级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物。
5、自通知下发之日起,各单位(部门)即可对2023年度形成的档案材料进行整理并移交归档,时间截止至2024年7月12日。
二、归档要求
1、各单位(部门)要高度重视本单位档案材料的收集归档工作。档案工作分管领导应及时部署档案归档工作,兼职档案员切实履行职责,确保归档材料的齐全、完整、准确,案卷质量符合归档要求,并及时移交档案馆。
2、严格实行文件材料形成部门立卷归档制度。各单位(部门)均为立卷单位,兼职档案员为本单位的立卷人。
3、实行纸质文件、电子文件双套制归档。有纸质文件无电子文件的,按纸质文件归档;有纸质文件与电子文件的,二者同时归档,并且确保在内容上保持一致。
4、凡产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料。涉及机构调整、撤并、新增的由合并或新产生的机构按职能分工的延续统一归档。
三、归档程序
1、各单位兼职档案员按照归档范围收集本单位形成的档案材料,进行分类预立卷,确保分类预立卷无误后再分卷编写页号。
2、登录“长沙理工大学综合档案业务管理平台”,录入案卷目录和卷内文件目录数据,与实体档案核对无误后,在系统中提交审核。详见《长沙理工大学综合档案业务管理平台-兼职档案员操作流程》(附件2);平台网址:http://10.255.195.137:8080/DAS/login.jsp。
3、系统审核通过后,兼职档案员在系统中打印《长沙理工大学档案移交目录》和《备考表》(均一式两份,由本单位分管领导签字后加盖单位公章),交接双方各执一份备查。
4、各单位提前与档案馆预约,将档案材料送交至档案馆(金盆岭校区原图书馆A馆南栋),现场办理档案验收移交手续。交接双方根据档案目录,当面检查、验收,凡不符合归档要求的案卷,退回立卷部门重新整理后归档。
四、联系方式
1、长沙理工大学综合档案工作QQ群:71327178
2、立卷归档业务指导联系人:何老师,85213087,13787289269
附件:
《长沙理工大学各单位(部门)归档材料范围、保管期限表(2024版)》
《长沙理工大学综合档案业务管理平台――兼职档案员操作流程》
长沙理工大学档案馆
2024年5月15日