校属各单位：

为做好我校2023年度文件材料的归档工作，确保归档材料及时、完整、准确，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施条例》、《高等学校档案管理办法》、《长沙理工大学档案管理办法》等精神，现将有关事项通知如下：

一、归档范围和归档时间

1、2023年1月1日至2023年12月31日各项工作活动中直接形成的，反映各部门工作的、具有保存价值的各种载体（如文字、图表、照片、音视频和实物等）材料。

2、2023年以前各单位（部门）应归档但未归档的重要档案材料。

3、各单位（部门）归档范围参照《长沙理工大学各单位（部门）归档材料范围、保管期限表（2024版）》（附件1）。

4、重要活动及实物归档提示：

（1）2023年各类重要会议及活动中形成的重要文件材料、协议合同、领导讲话稿以及领导题词、照片、录像等材料。如：省部级以上领导来学校的公务活动；国内外知名人士来学校参加的活动；学校与省、市政府的重要合作活动；省部级以上部门对学校各项工作的考核、评估、验收活动；学校举（承）办的重大国际性会议、学术活动；学校召开的各类重大会议和举办的全校性活动；各类由学校组织的或代表学校参加的全国性、国际性竞赛、会展等活动。

（2）单位与个人获省级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物。

5、自通知下发之日起，各单位（部门）即可对2023年度形成的档案材料进行整理并移交归档，时间截止至2024年7月12日。

二、归档要求

1、各单位（部门）要高度重视本单位档案材料的收集归档工作。档案工作分管领导应及时部署档案归档工作，兼职档案员切实履行职责，确保归档材料的齐全、完整、准确，案卷质量符合归档要求，并及时移交档案馆。

2、严格实行文件材料形成部门立卷归档制度。各单位（部门）均为立卷单位，兼职档案员为本单位的立卷人。

3、实行纸质文件、电子文件双套制归档。有纸质文件无电子文件的，按纸质文件归档；有纸质文件与电子文件的，二者同时归档，并且确保在内容上保持一致。

4、凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。涉及机构调整、撤并、新增的由合并或新产生的机构按职能分工的延续统一归档。

三、归档程序

1、各单位兼职档案员按照归档范围收集本单位形成的档案材料，进行分类预立卷，确保分类预立卷无误后再分卷编写页号。

2、登录“长沙理工大学综合档案业务管理平台”，录入案卷目录和卷内文件目录数据，与实体档案核对无误后，在系统中提交审核。详见《长沙理工大学综合档案业务管理平台－兼职档案员操作流程》（附件2）；平台网址：http://10.255.195.137:8080/DAS/login.jsp。

3、系统审核通过后，兼职档案员在系统中打印《长沙理工大学档案移交目录》和《备考表》（均一式两份，由本单位分管领导签字后加盖单位公章），交接双方各执一份备查。

4、各单位提前与档案馆预约，将档案材料送交至档案馆（金盆岭校区原图书馆A馆南栋），现场办理档案验收移交手续。交接双方根据档案目录，当面检查、验收，凡不符合归档要求的案卷，退回立卷部门重新整理后归档。

四、联系方式

1、长沙理工大学综合档案工作QQ群：71327178

2、立卷归档业务指导联系人：何老师，85213087，13787289269

附件：

1. 《长沙理工大学各单位（部门）归档材料范围、保管期限表（2024版）》

2. 《长沙理工大学综合档案业务管理平台――兼职档案员操作流程》

   长沙理工大学档案馆

   2024年5月15日