校属各单位：

为进一步加强我校学生档案管理工作，促进学生档案管理的规范化、标准化、科学化，确保学生档案的真实性、完整性、安全性，现对学生档案管理相关规定作出部分调整，并将具体事项通知如下。

一、学生档案分类归档清单及时限

1.博士新生档案。各学年度全日制博士研究生拟录取名单公示期间，研究生院及时向档案馆提交拟录取名册，学院负责调取、接收、整理、初审拟录取博士研究生（非定向就业）人事档案，并统一移交给档案馆；档案馆负责审查考生人事档案，对考生档案材料出现问题或缺失的，及时告知研究生院相关名单，由研究生院通知学院进行处理。博士新生入校后，研究生院向档案馆提交博士研究生新生名册；档案馆在两个月内完成博士研究生新生档案的归档工作。归档材料为：高中档案材料、本科档案材料、硕士档案材料、博士研究生录取登记表、两份报考博士生专家推荐书、定向培养研究生协议书、新生健康体检表；工作期间人事档案材料。

2.硕士新生档案。新生入校后，研究生院及时向档案馆提交硕士研究生新生名册；学院在两个月内做好硕士研究生新生档案的接收、审查、整理、建档、归档工作；每年10月31日前按要求向档案馆移交，由档案馆统一管理。归档材料为：高中档案材料、本科档案材料、研究生录取登记表、新生健康体检表。

3.本科新生档案。新生入校后，招生就业处及时向档案馆提交本科新生名册；各学院在两个月内做好新生档案的接收、审查、整理、建档、归档工作；每年10月31日前按要求向档案馆移交本科新生档案（含团员材料），由档案馆统一管理。归档材料为：高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、高考成绩单、党团材料、奖惩材料等；新生学生登记表、新生健康体检表。

二、相关工作要求

1.档案材料必须齐全完整。新生档案在移交入馆之前，各学院应加强审查，若发现有所遗缺，要求学生须及时补全遗缺部分，确保移交档案材料齐全完整。

2.党团材料及时移交。如新生为预备党员或入党积极分子，其党员发展相关材料可暂由学院负责保管，待转正后由学院负责将转正学生党员材料在指定时间内（时间另行通知）移交档案馆。各学年度团员发展工作完成后1个月内，各学院将学生团员材料移交档案馆。

3.奖惩等材料定期移交。各学院应将学生年度鉴定材料，对学生的奖励、处理、处分及解除处分材料真实完整地归入本人档案，每年定期移交档案馆一次，时间为每年10月—11月。

4.档案调整按时完成。各学年度转专业工作完成后1个月内，教务处及时向档案馆提交转专业学生名册，由档案馆统一调整学生档案所在学院。

5.高度重视新生档案安全工作。档案移交前，各学院应安排专人保管，档案要存放在带锁的箱柜中，注意好防火、防潮（水）、防盗、防虫、防鼠；查阅利用新生档案应用专门记录本做好登记，查阅后应及时归入档案袋，以防丢失。

三、紧急移交事项

1. 2021、2022级学生团员材料。请各学院于2024年7月15日前将保管的2021级、2022级学生团员材料移交档案馆（提前与档案馆综合与学生档案室预约）。

2.移交地址及联系电话。地址：档案馆综合与学生档案室（金盆岭校区原图书馆A馆南栋101室）；联系人：蔡老师、龙老师，电话：85203036；13723887913。

长沙理工大学档案馆

2024年6月24日